5 maneiras de realizar a consolidação financeira e o reporting do seu grupo:

Se utiliza o Excel para a sua consolidação, estes destaques são para si.

Num webinar recente, Jette Thelin destacou as possibilidades e limitações do Excel para a consolidação de grupos. Apesar do apreço que os profissionais da área financeira têm pelo Excel, esta ferramenta pode tornar-se frustrante quando a complexidade da estrutura do grupo atinge os seus limites.

No Relatório de Consolidação de uma das Big4 da Noruega, foi sublinhada a importância de automatizar a consolidação e agilizar a elaboração de reporting para os grupos.

O que irá obter com esta leitura:

💡Uma reflexão sobre o amor das finanças pelo Excel: por que motivo todos os contabilistas adoram o Excel.

📈 Uma visão sobre as muitas outras possibilidades que a consolidação financeira oferece.

⚙️ O que oferecer a solução Konsolidator.

Todos os profissionais da área financeira adoram o Excel: é fácil perceber porquê?

Como profissional da área financeira, a forma como se decidea bordar a automatização e simplificação do processo de consolidação é, normalmente, uma escolha pessoal.

No entanto, manter-se apenas com o Excel não é a via mais eficiente. Não questionamos as suas competências no Excel – todos nós, em finanças, sabemos quanto valorizamos esta ferramenta –, mas sim as oportunidades que se perdem ao depender de uma ferramenta que, embora poderosa, consome um tempo excessivo. E esse consumo só aumentará à medida que a complexidade da sua empresa crescer. O seu tempo é valioso; invista-o no que realmente importa.

No webinar, Jette, antiga Diretora Financeira e Diretora de Contabilidade, partilhou o seu amor e, também, o seu "menos amor" pelo Excel, especialmente quando a empresa começa a depender de folhas de cálculo demasiado complexas. Jette trabalhou na área financeira e de gestão e enfrentou muitos dos desafios que os departamentos financeiros encontram atualmente. Além disso, dedicou-se a identificar as ferramentas certas para os resolver.

"Trabalhei bastante com Lean, à procura das ferramentas adequadas para digitalizar as funções financeiras. E, sim, isso foi ótimo e muito interessante, mas também sei que há sempre muitos projetos num departamento financeiro."

Ficar ou não ficar… com o Excel. É fácil perceber por que motivo os profissionais da área financeira adoram o Excel, já que o Excel é excelente para organizar dados sozinho, graças à sua flexibilidade. Por outro, temos também de considerar que é reconfortante trabalhar com algo a que está habituado e que se domina.

Qualidades

•  Pode fazer os seus cálculos.

•  Pode ajustar os seus diagramas para caberem numa apresentação de Excel.

•  As fórmulas já estão integradas no Excel, mas também pode criar as suas próprias.

•  á faz parte da sua licença Microsoft.

No entanto, quando a flexibilidade do Excel e as suas competências atingem os seus limites, trabalhar com o Excel torna-se frustrante. Estes dois fatores devem ser os seus indicadores chave para saber quando parar.

Por essa razão, não continue a expandi-lo: corre o risco de o complicar tanto que acabe por consumir demasiado do seu tempo. Estes são alguns dos aspetos menos positivos do Excel:

Fraquezas

• Demora tempo a fazer os cálculos.

• Fica bloqueado, talvez porque a folha de Excel seja demasiado grande.

• Começa a encontrar links quebrados, erros ou fórmulas incorretas.

• Não é possível trabalhar com mais versões de dados.

• E o mais importante, toda a sua equipa financeira depende da pessoa que criou a folha.

Se o Excel já lhe está a consumir mais tempo e esforço do que deveria, talvez seja altura de reconsiderar as suas ferramentas. Em vez de lutar contra os seus limites, dê o passo para soluções que otimizem os seus processos e reduzam os erros. Valorize o seu tempo e o da sua equipa: explore novas alternativas que realmente acompanhem o crescimento e a complexidade da sua empresa. A mudança pode ser mais simples do que pensa!

Um exemplo, de quando a complexidade da estrutura do grupo é demasiado grande para o Excel, é o apresentado na figura. Quando uma estrutura de grupo demasiado complexa, com subgrupos e eliminações múltiplas, o Consolidar no Excel não será fácil; é demasiado avançado, com demasiados níveis de consolidação.

Panorama das diferentes possibilidades de consolidação.

Se está a pensar em automatizar o seu processo de consolidação, existem várias possibilidades além do Excel. Na imagem, pode ver cinco opções, incluindo o Excel; vamos analisá-las, destacando os seus pontos fortes e fracos:

Excel – A solução mais manual.

O Excel pode ser útil para grupos pequenos com estruturas simples, especialmente se tiver o conhecimento para o personalizar desde o início. No entanto, as suas limitações tornam-se evidentes à medida que a complexidade aumenta. O Excel não foi concebido para realizar contabilizações completas nem para se adaptar a processos contabilísticos avançados. Embora seja uma ferramenta valiosa, o seu uso prolongado pode tornar-se um obstáculo quando a consolidação e as necessidades do negócio se tornam mais exigentes.

ERP - Agregação de números.

O sistema ERP é uma opção viável se todo o grupo estiver a utilizar o mesmo sistema e se não tiver uma estrutura complexa.

Pode ser uma solução on-premise (personalizada) ou na Cloud (padronizada) e em comparação com o Excel, com o ERP é possível reduzir o tempo de manutenção manual, mas apenas agrega números em vez de realizar uma contabilidade consolidada completa.

Para cálculos chave, como eliminações, transferências ou ajustes, precisará de apoio adicional. Contudo, umas das vantagens de contar com um ERP está na capacidade de se integrar facilmente com soluções específicas de consolidação quando estas estão residentes na Cloud.

Soluções BI – Agrupar e analisar números

As soluções BI são úteis para consolidar grupos pequenos e analisar números em detalhe, especialmente em áreas como vendas, já que atualizam dados diariamente. No entanto, focam-se mais na agregação do que na consolidação completa. Requerem conhecimentos avançados de Excel para se integrarem corretamente, o que pode ser um desafio para os utilizadores.

Embora as soluções de BI, Excel e ERP tenham os seus pontos fortes, é crucial avaliar as necessidades específicas do seu grupo antes de escolher uma ferramenta, garantindo que seja a melhor opção em termos de funcionalidade e eficiência.

CPM – O líder

Os sistemas CPM tradicionais são ferramentas consolidadas e poderosas, ideais para grupos grandes com estruturas complexas. A sua força reside na gestão de consolidações avançadas e na incorporação de funcionalidades como planeamento e orçamentos. Embora existam versões na Cloud, por vezes requerem implementações “on-premise” altamente personalizadas, o que implica depender de especialistas para a sua configuração e utilização.

Estas ferramentas oferecem soluções completas, mas a sua complexidade pode ser um desafio. Antes de optar por elas, é crucial avaliar se a sofisticação do seu grupo justifica essa escolha ou se é necessário algo mais flexível.

Konsolidator – O facilitador.

A solução, Konsolidator, é outra forma de realizar a consolidação! 

Se a sua empresa for demasiado grande e avançada para o Excel, mas demasiado pequena para adquirir uma solução CPM então, o Konsolidator pode ser a solução!

O Konsolidator é um software padronizado e flexível para pequenas e médias empresas. É uma solução instalada 100% na Cloud, e pode criar empresas e utilizadores sem recorrer a consultores externos. O que obtém é o que precisa para fazer uma consolidação adequada: tão fácil de usar como o Excel, obtém dados racionalizados para o seu grupo e não depende de uma única pessoa.

Este software foi pensado exclusivamente para a consolidação e a sua integração com o software de contabilidade (ERP’s) já existente dos utilizadores, ou mesmo com o Excel,  é simples, criando um fluxo de trabalho completo e integrado

Conclusão

Em conclusão, se é um profissional da área financeira que procura automatizar e agilizar o seu processo de consolidação, existem várias opções disponíveis além do Excel. 

Embora o Excel seja uma ferramenta muito apreciada por muitos contabilistas, as suas limitações podem tornar-se frustrantes e consumir muito tempo à medida que a empresa cresce em tamanho e complexidade. Ao considerar outras opções, pode melhorar a precisão, reduzir erros e libertar tempo valioso para tarefas mais estratégicas. Opções como sistemas ERP na nuvem, soluções BI ou software de consolidação especializado como o Konsolidator.

As cinco soluções de consolidação apresentadas anteriormente foram Excel, ERP, BI, CPM e Konsolidator. O Excel é a solução mais manual que exige conhecimentos avançados em flexibilidade e documentos de trabalho sem erros. O ERP é adequado para grupos que utilizam o mesmo software de contabilidade sem complexidade e padroniza o processo de consolidação. O BI é ideal para analisar e agrupar números, mas está mais perto da agregação do que da consolidação propriamente dita. As soluções CPM têm um custo muito mais elevado, mas oferecem funcionalidades de consolidação mais completas do que os ERP.

O Konsolidator é uma solução fácil de usar e rentável mais orientadas a organizações que necessitem ser céleres e fléxiveis no seu processo de Consolidação, mas com a robustez semelhante a uma solução de CPM